Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 17/04/2026

1. Responsable du Traitement

Cette Politique de Confidentialité régit le traitement des données personnelles effectué par LegallyMail (ci-après "LegallyMail"), appartenant à Cowabi Ltd, avec le numéro de société : 10092807 et domicilié au 165-167 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF qui agit en tant que responsable du traitement.

Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données à : dpo@legallymail.com

2. Informations Collectées

LegallyMail collecte et traite les types de données personnelles suivants :

2.1. Données fournies directement par l'utilisateur :

  • Données d'inscription : Nom, prénom, email, mot de passe, téléphone et données de facturation.
  • Données d'utilisation du service : Adresses email des destinataires, contenu des messages, pièces jointes et certificats générés.
  • Données de facturation : Informations de paiement (traitées par nos prestataires de services de paiement), adresse postale, NIF/CIF.
  • Communications : Informations fournies dans les messages envoyés à notre service client ou formulaires de contact.

2.2. Données collectées automatiquement :

  • Données techniques : Adresse IP, type de navigateur, appareil, système d'exploitation, identifiants uniques d'appareils, données de navigation, préférences linguistiques.
  • Données d'utilisation : Statistiques sur l'utilisation du service, fréquence d'accès, pages visitées, interactions avec la plateforme.
  • Cookies et technologies similaires : Informations collectées via les cookies et technologies similaires, comme détaillé dans notre Politique de Cookies.

3. Finalités du Traitement et Base Légale

Nous traitons les données personnelles pour les finalités suivantes :

Finalité Base Légale Conservation
Prestation du service de courrier certifié
Inscription des utilisateurs, envoi de courriers certifiés, gestion des preuves et certifications, et service client. 		Exécution du contrat de prestation de services. Pendant la durée de la relation contractuelle et ensuite pendant les délais de prescription applicables.
Gestion des paiements et facturation
Traitement des paiements, facturation, gestion comptable et fiscale. 		Exécution du contrat et respect des obligations légales. Pendant les délais légaux de conservation établis dans la réglementation fiscale et comptable (généralement 6 ans).
Communications liées au service
Envoi de notifications techniques, mises à jour, alertes de sécurité et informations administratives. 		Intérêt légitime à tenir les utilisateurs informés des aspects essentiels du service. Pendant la durée de la relation contractuelle.
Marketing et communications commerciales
Envoi d'informations commerciales sur nos services, offres et promotions. 		Consentement de la personne concernée, qui peut être retiré à tout moment. Jusqu'à la demande de désabonnement ou au retrait du consentement.
Amélioration du service
Analyse d'utilisation, statistiques, études de satisfaction et développement de nouvelles fonctionnalités. 		Intérêt légitime à améliorer nos services et l'expérience utilisateur. Les données seront anonymisées lorsqu'elles ne seront plus nécessaires à cette finalité.
Sécurité et prévention de la fraude
Protection contre les accès non autorisés, la fraude et les activités illégales. 		Intérêt légitime à garantir la sécurité de nos systèmes et utilisateurs. Pendant le temps nécessaire pour garantir la sécurité et ensuite pendant les délais de prescription des responsabilités possibles.

4. Destinataires des Données

LegallyMail peut partager des informations personnelles avec les catégories de destinataires suivantes :

  • Prestataires de services : Entreprises qui nous fournissent des services nécessaires au fonctionnement de la plateforme, comme les prestataires de services de paiement, le stockage en nuage, les services de messagerie, l'analyse de données et le service client. Tous ces prestataires sont contractuellement tenus de protéger vos données et ne peuvent les utiliser que pour les fins spécifiques que nous leur confions.
  • Autorités publiques : Lorsque requis par la loi, ordonnance judiciaire ou réglementation applicable, ou pour protéger nos droits légaux ou ceux de tiers.
  • Destinataires d'emails : Les données de contact et le contenu des messages seront partagés avec les destinataires des courriers certifiés envoyés par vous.
  • Tiers en cas d'opérations d'entreprise : En cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, les données peuvent être transférées à l'entité résultante, en garantissant toujours les mêmes niveaux de protection.

5. Transferts Internationaux de Données

Certains de nos prestataires de services peuvent être situés dans des pays en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE) qui ne fournissent pas un niveau de protection des données équivalent. Dans ces cas, nous mettons en place des garanties appropriées pour assurer la protection de vos données, comme la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne ou l'adhésion au Bouclier de Protection des Données UE-États-Unis.

Vous pouvez demander des informations détaillées sur ces transferts et les garanties appliquées en contactant notre Délégué à la Protection des Données.

6. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la réglementation sur la protection des données, vous pouvez exercer les droits suivants :

  • Accès : Obtenir confirmation de savoir si nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, y accéder.
  • Rectification : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
  • Effacement : Demander la suppression de vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, entre autres raisons.
  • Limitation : Demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.
  • Portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour certaines finalités, comme le marketing direct.
  • Retrait du consentement : Retirer le consentement donné à tout moment.

Vous pouvez exercer ces droits en envoyant une demande à notre Délégué à la Protection des Données (dpo@legallymail.com) ou à l'adresse postale indiquée ci-dessus, en joignant une copie de votre pièce d'identité pour vérifier votre identité.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Agence Espagnole de Protection des Données (www.aepd.es) si vous estimez que vos droits ont été violés.

7. Sécurité des Données

LegallyMail met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la destruction accidentelle, garantissant un niveau de sécurité approprié au risque. Ces mesures incluent :

  • Chiffrement des données en transit et au repos
  • Contrôles d'accès stricts basés sur le principe du besoin de savoir
  • Surveillance continue de nos systèmes pour détecter les vulnérabilités
  • Sauvegardes régulières
  • Formation régulière du personnel en matière de sécurité et de protection des données
  • Évaluations d'impact sur la protection des données régulières

Malgré ces mesures, aucune transmission de données via Internet ou système de stockage ne peut être garantie comme étant 100% sécurisée. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée, veuillez nous en informer immédiatement.

8. Conservation des Données

Nous conservons les données personnelles seulement pendant le temps nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris le respect des exigences légales, comptables ou de déclaration.

Les certificats et preuves numériques sont conservés pendant une période minimale de 5 ans, conformément à la législation applicable, ou pendant le temps nécessaire pour la formulation, l'exercice ou la défense de réclamations.

Pour déterminer la période de conservation appropriée, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice par utilisation ou divulgation non autorisées, les finalités pour lesquelles nous traitons les données et si nous pouvons atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

9. Utilisation par les Mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 18 ans. Si vous apprenez qu'un mineur nous a fourni des données personnelles, contactez-nous et nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer les informations et désactiver le compte.

10. Liens vers des Sites Tiers

Notre plateforme peut contenir des liens vers des sites web tiers. Cette Politique de Confidentialité ne s'applique pas à ces sites, nous vous recommandons donc de lire les politiques de confidentialité de tout site web que vous visitez.

11. Modifications de la Politique de Confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques d'information ou pour respecter les obligations légales. La version mise à jour sera publiée sur notre plateforme avec la date de "dernière mise à jour" révisée. Nous vous recommandons de consulter cette Politique périodiquement.

Les changements significatifs seront notifiés par un avis visible sur notre plateforme ou par email direct aux utilisateurs affectés.

12. Contact

Si vous avez des questions, commentaires ou demandes liés à cette Politique de Confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, contactez notre Délégué à la Protection des Données :

  • Email : dpo@legallymail.com
  • Adresse postale : 165-167 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF

Nous traiterons toutes les demandes d'information, d'accès, de rectification ou de suppression de données personnelles conformément à la législation applicable.